De vrachtbrief van een auto is een belangrijk document. Allereerst is het een garantie dat de auto technisch in orde is. Het is ook nodig voor een financiële rapportage van een staatsbedrijf en een particuliere ondernemer. Volgens de vrachtbrief worden de werking van de auto en daarmee de brandstofkosten getraceerd, wat de hoogte van de belasting verder beïnvloedt. Daarom wordt het werk van het invullen van de vrachtbrief toevertrouwd aan de dispatcher en monteur.
instructies:
Stap 1
De vrachtbrief wordt in de regel voor de lopende dag voor aanvang van de werkdag of dienst afgegeven. Op het formulier van de vrachtbrief in de linkerbovenhoek is het bedrijfsstempel geplakt.
De vrachtbrief krijgt een serie en nummer, de datum van afgifte van de vrachtbrief wordt vastgelegd (bijvoorbeeld 06 januari 2008). Deze gegevens komen uit het logboek voor het uitgeven van vrachtbrieven. Daarin moet de chauffeur tekenen voor ontvangst van dit specifieke blad.
Stap 2
De kolom "Merk" geeft het merk aan volgens de TCP. Vervolgens wordt de staatskentekenplaat geregistreerd, het garagenummer (indien aanwezig).
Vervolgens worden de achternaam (voluit), naam en patroniem (voorletters) van de chauffeur, zijn personeelsnummer (voor staatsbedrijven) geschreven. Hieronder staat het rijbewijsnummer, klasse.
In de kolom "Licentiekaart" wordt de ontbrekende kaart (standaard of beperkt) doorgestreept, de gegevens van de bestaande worden geschreven: kenteken, serie en nummer.
Stap 3
Onder de regel "De auto is technisch in orde" geeft de snelheidsmeter aan op het moment van vertrek van de auto en het controleren van de technische staat door een monteur. Na controle zet hij zijn handtekening en laat de auto vertrekken. De chauffeur tekent dat hij de auto in goede staat heeft aangenomen.
Stap 4
De opdracht wordt schriftelijk aan de chauffeur gegeven. Het vermeldt de organisatie tot wiens beschikking de auto komt, het adres van levering. De coördinator registreert het tijdstip van het verlaten van de garage (uren, minuten), zet zijn handtekening en decodeert de handtekening. In de sectie "Brandstofbeweging" geeft de monteur het merk brandstof aan, de code, de hoeveelheid brandstof die wordt afgegeven volgens het tankformulier en de rest na het voltooien van de taak van de vorige ploeg. Aan het einde van de werking van het voertuig wordt de hoeveelheid resterende brandstof geregistreerd in de kolom "Resterende brandstof bij terugkomst".
Op basis van deze gegevens wordt het werkelijke brandstofverbruik berekend, dat wordt geregistreerd in de bijbehorende regel. De kilometerstand wordt beschouwd als het verbruik tegen het tarief. Het verschil tussen deze twee gegevens wordt respectievelijk geregistreerd in de kolom "Besparingen" of "Overschrijdingen".
Stap 5
De monteur pakt de auto, noteert bij terugkomst in de garage de kilometerstand op de vrachtbrief en zet zijn handtekening. De chauffeur tekent dat de auto is ingeleverd.
De voorzijde is gecertificeerd door het zegel van de onderneming.
Stap 6
Op de achterzijde van de vrachtbrief wordt het werk tijdens de dienst ontcijferd, hetgeen wordt bevestigd door de handtekening van de persoon aan wiens beschikking de auto is afgegeven.
De laatste regel berekent het aantal uren in de bestelling, het aantal afgelegde kilometers.
De accountant van de onderneming maakt de berekening van het loon van de chauffeur, zet zijn handtekening en decodeert de handtekening.
