De vrachtbrief van een auto wordt heel vaak gebruikt in die organisaties waar het gebruik van dezelfde auto's wijdverbreid is. Dit kunnen taxidiensten zijn, diensten die niet zonder auto's kunnen (bijvoorbeeld televisieploegen die gaan filmen). En ze hebben allemaal bevestiging nodig van de routes die deze personenauto heeft afgelegd. Daarom moeten de chauffeurs en accountants van de organisatie ook voor personenauto's vrachtbrieven opstellen.
instructies:
Stap 1
Houd er rekening mee dat de vrachtbrief moet worden afgegeven door de coördinator van het bedrijf of door een andere werknemer (bijvoorbeeld door de chauffeur hiervan). Bovendien bevat het informatie over slechts één werkdag (ploeg) van de chauffeur. Als het vorige blad niet is ingeleverd, wordt er geen nieuw blad uitgegeven, dus u dient dit zorgvuldig en op tijd in te vullen.
Stap 2
Zelfs vóór de afgifte van de vrachtbrief moet de dispatcher beginnen met het invullen ervan. Hiervoor vult hij een speciaal en goedgekeurd formulier in. Het geeft de volledige datum van uitgifte aan (dag, maand en jaar). Deze datum moet noodzakelijkerwijs samenvallen met de datum vermeld in het vrachtbrieflogboek, dat ook door de verzender wordt ingevuld. Daarnaast moet in de vrachtbrief de kolom "werkwijze" worden ingevuld, waarin de code van een bepaald werkschema wordt ingevuld (dit kunnen weekdagen zijn, zakenreizen, werken in een weekend of vakantie, volgens schema of buiten het, enz.) … Deze regel moet worden ingevuld om de chauffeur salaris uit te laten betalen.
Stap 3
Ook is het noodzakelijk om op de vrachtbrief aan te geven welke auto (merk, kenteken en type) naar het werk vertrekt. Daarnaast wordt ook een garagenummer voorgeschreven. Indien er gebruik wordt gemaakt van aanvullende middelen (zoals aanhangers), wordt de bijbehorende informatie hierover (nummer, merk en type) in de kolom "aanhangers" vastgelegd.
Stap 4
Verder wordt op de vrachtbrief informatie ingevoerd over de persoon die dit voertuig gaat gebruiken. Daarom moet de regel "begeleider" zijn achternaam en voorletters bevatten.
Stap 5
In de rubriek "werk van de chauffeur en de auto" vult u de werkelijke vertrek- en aankomsttijd van de auto in, waarbij u exact de uren en minuten aangeeft. Als de auto maar één keer wordt gebruikt, vult u de informatieregel "ter beschikking" in. Hier dient u de naam van de organisatie of persoon-klant op te geven. Vergeet niet de regel "aankomsttijd" te noteren. Het moet informatie weergeven over het tijdstip (uren en minuten) waarop de auto bij de klant arriveerde.
Stap 6
Ook geeft het vrachtbriefformulier aan hoeveel brandstof er is uitgegeven, rekening houdend met de resterende hoeveelheid van de vorige dag. De coördinator controleert de juistheid van de vrachtbrief en controleert het rijbewijs, waarna hij het document ondertekent.
